Zugangseröffnung zur elektronischen Kommunikation gem. § 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz NRW

Der Kreis Höxter bietet Ihnen die Möglichkeit der elektronischen Kommunikation mit der Kreisverwaltung. Für das Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Nach allgemeinen Grundsätzen sowie den §§ 126a und 126b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.

Dabei unterscheidet man grundsätzlich zwischen formfreien Vorgängen und formgebundenen Vorgängen, für die das jeweilige Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt (beispielsweise Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift). Mit der Einrichtung einer virtuellen Poststelle (VPS) und der Anbindung an das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) bietet Ihnen der Kreis Höxter die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation für formgebundene Vorgänge.

Eine Kommunikation via De-Mail wird nicht mehr angeboten.

Grundsätze der elektronischen Kommunikation

Formgebundene Vorgänge

Für Vorgänge, die zur Bearbeitung eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen beziehungsweise die Rechtsfristen in Gang setzen, müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Vorgänge dieser Art können Sie direkt mit der qualifizierten elektronischen Signatur versehen rechtsverbindlich und sicher elektronisch an folgendes Postfach übermitteln: e.poststelle@kreis-hoexter.de

Für alle anderen E-Mail-Adressen der Kreisverwaltung wird der rechtsverbindliche Zugang ausdrücklich nicht eröffnet. Dies bedeutet beispielsweise, dass Sie über andere E-Mail-Adressen keine Anträge verbindlich stellen können und Fristen bleiben nicht gewahrt, wenn Sie eine E-Mail an eine andere Adresse als die oben genannte senden.

Für aufgenommene Kommunikationspartner im SAFE-Verzeichnisdienst bietet die Kreisverwaltung im Rahmen der EGVP-Infrastruktur die Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr unter der Bezeichnung „Kreis Höxter - -Zentrale Poststelle“ mittels besonderen elektronischen Behördenpostfach (beBPo) an.

Verschlüsselung

Darüberhinaus können Sie uns alle Nachrichten zur Sicherung der Vertraulichkeit verschlüsselt per E-Mail übermitteln. Verschlüsselte E-Mails können von uns ebenfalls nur über das Postfach e.poststelle@kreis-hoexter.de empfangen werden.

Hierbei wird als Verschlüsselungssystem „Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME)“ unterstützt. Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten „Öffentlichen Schlüssel“. Dieser steht unter folgendem Link zum Download bereit: Öffentlicher Schlüssel (zum Öffnen die Datei erst mit Rechtsklick im passenden Ordner abspeichern)

Installieren Sie diese Datei bitte in den Zertifikatsspeicher Ihres E-Mail Programms, um verschlüsselt mit dem Kreis Höxter E-Mails austauschen zu können. Bitte beachten Sie, dass die Übermittlung der Daten nur dann verschlüsselt erfolgt, wenn Sie ebenfalls über ein Zertifikat zur Verschlüsselung Ihrer E-Mail-Kommunikation verfügen. Ihr öffentlicher Schlüssel wird automatisch an den Kreis Höxter übermittelt, wenn Sie selbst über ein Zertifikat zur E-Mail Verschlüsselung verfügen, dieses in Ihrem E-Mail Programm installiert haben und nach Import des öffentlichen Schlüssels des Kreises Höxter in Ihr E-Mail-Programm die Verschlüsselung einer E-Mail an die Adresse e.poststelle@kreis-hoexter.de auswählen.

Der Kreis Höxter verwaltet (speichert) Ihren öffentlichen Schlüssel in einem zentralen Zertifikatsspeicher. Sie erhalten dann automatisch ebenfalls verschlüsselte E-Mails an die von Ihnen angegebene Zugangsadresse (Ihre E-Mail-Adresse). Sie eröffnen hiermit für den Kreis Höxter konkludent einen elektronischen Zugang für rechtsverbindliche Kommunikation mit Ihnen (Beispiel: zur Bekanntgabe von Verwaltungsentscheidungen = Bescheiden). Sie können diese Zugangseröffnung jederzeit formlos gegenüber dem Kreis Höxter widerrufen beziehungsweise einen neuen Zugangsweg wie beispielsweise an eine andere E-Mail-Adresse oder per Briefpost eröffnen.

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Kreisverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Einfache formlose Vorgänge

Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine qualifizierte digitale Signatur nötig. Sie können weiterhin einfach per E-Mail an alle auf www.kreis-hoexter.de oder den Briefköpfen der Kreisverwaltung genannten E-Mail-Adressen geschickt werden.

Für die formfreie elektronische Kommunikation per E-Mail ist eine zentrale Adresse eingerichtet: info@kreis-hoexter.de

Darüber hinaus finden Sie im Internetangebot weitere E-Mail-Adressen von Dienststellen der Kreisverwaltung. Durch den Versand von elektronischen Nachrichten aus dem persönlichen Postfach des oder der Beschäftigten wird für diesen aktuellen Vorgang ein Zugang auch für dieses Postfach eröffnet.

Bitte senden Sie der Kreisverwaltung keine elektronischen Nachrichten, deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig als "Einschreiben per E-Mail" bezeichneten Nachrichten werden von der Kreisverwaltung aus Sicherheitsgründen nicht abgerufen. Darüber hinaus stellt ein "Einschreiben per E-Mail" keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eingeschriebenem Brief.

Dateiformate

Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass der Kreis Höxter nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

Folgende Dateiformate werden nicht mehr verarbeitet:

• Microsoft Word ab Version Word 97 bis 2003 (*.doc)
• Microsoft Excel ab Version Excel 97 bis 2003 (*.xls,)
• Microsoft Powerpoint ab Version Powerpoint 97 bis 2003 (*.ppt)

Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt oder als selbstextrahierende *.exe Dateien umgewandelt wurden, werden von uns nicht entgegen genommen. Das gleiche gilt für Dateien, die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (zum Beispiel Makros) enthalten.

Aus technischen Gründen können wir Mails von einer Gesamtgröße von mehr als 50 Megabyte nicht entgegen nehmen. Sie erhalten keine weiteren Informationen.

Größere Dateien können Sie über das Hochladen auf unser Web Portal der Kreisverwaltung Höxter zur Verfügung stellen. Folgen Sie dazu diesem Link.

Mails mit Viren beziehungsweise Umgang mit Spam-Mails

Wenn Sie dem Kreis Höxter eine E-Mail mit ausführbaren Dateien (zum Beispiel *.exe, *.bat) übersenden, werden diese Anhänge ungelesen gelöscht. Ebenso wird eine E-Mail mit einem Virus ungelesen gelöscht. E-Mails mit kommerziellen Absichten (Spam-Mails) werden gefiltert. In allen genannten Fällen erhalten Sie keine weiteren Informationen.

Technische Aspekte

Die Kreisverwaltung Höxter unterstützt derzeit nur akkreditierte Signatur- und Verschlüsselungsverfahren. Eine vollständige Liste der akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieter finden Sie auf der Seite der Bundesnetzagentur. Die Übersicht dort zeigt alle derzeit akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieter für qualifizierte Zertifikate.

Ansprechpartner bei Fragen

Sollten Sie Fragen zur sicheren elektronischen Kommunikation mit dem Kreis Höxter haben, wenden Sie sich bitte an: